Hvordan kan digitalisering gjøre deg mer rustet for tøffe tider?
Bjørn Tore Hagberg er gründer og daglig leder av SmartDok. Han mener gode digitale løsninger kan hjelpe oss å stå best mulig rustet gjennom den tøffe tiden vi står ovenfor.
Jobber en smart så har en best forutsetninger for å møte nedgangstider, og ikke minst drive ennå mer lønnsomt i oppgangstider, mener gründer av SmartDok, Bjørn Tore Hagberg.
– Vi i SmartDok har jobbet med å digitalisere bygg- og anleggsbransjen i 13 år. I denne perioden har bransjen hatt både oppgangstider og nedgangstider. Med Corona-situasjonen står vi overfor en helt ny utfordring, og mer enn noen gang er situasjonen ekstremt vanskelig og uforutsigbar, sier Bjørn Tore.
I denne artikkelen vil gründeren forklare oss hvorfor det er viktig med gode digitale løsninger, nettopp for å kunne stå best mulig rustet gjennom den tøffe tiden vi står ovenfor.
– Fortsatt er det slik at store deler av bransjen ikke har digitalisert, eller de har “klatt digitalisert”. Å bruke word og excel er ikke å digitalisere, digitalisering handler om å bruke teknologi til å oppnå konkurransefortrinn, sier han.
Å ta i bruk nye digitale løsninger kan være vanskelig å finne tid til, men dersom en går rolige tider i møte kan dette være den beste investeringen du kan gjøre.
Jobbe smartere i nedgangstider
Det er ingen hemmelighet at de selskapene som jobber smartest, mest effektivt og tar de beste beslutningene er de som har best forutsetninger for å møte nedgangstider, og ikke minst drive ennå mer lønnsomt i oppgangstider.
– Ofte er en hektisk arbeidshverdag det største problemet for å ta i bruk nye løsninger, man finner rett å slett ikke tid til å starte med dette, eller rettere sagt man prioriterer ikke dette.
– For de bedriftene som nå opplever redusert oppdragsmengde og roligere tider, så gir dette samtidig en mulighet til å optimalisere sin virksomhet og bruke tid på å implementere nye løsninger og forbedre de prosessene man har i sitt selskap.
– Før eller siden så vil situasjonen bli normal igjen, og da kan det være lurt å ha brukt tiden godt på å forberede seg og sin virksomhet på å stå ennå sterkere, legger han til.
Et hjemmekontor kan være veldig nyttig å kunne bruke når situasjonen krever det. I dag jobber alle de ansatte i SmartDok hjemmefra, på grunn av Korona-situasjonen i verden.
Hvorfor digitalisere?
Å digitalisere kritiske arbeidsprosesser, er helt avgjørende. For de som fortsatt registrerer sine timer, maskintimer, feilmeldinger, avviksmeldinger, massetransport, mannskapslister, sjekklister på papir, så innebærer ofte dette :
- Fysisk innlevering
- Unødvendig kjøring/transport for overlevering, tidkrevende og lite miljøvennlig
- Fysisk kontakt ved overlevering av dokumenter, som igjen gir økt smittefare
- Senere innlevering fører til senere oversikt
- Lang behandlingstid
- Tidkrevende å sammenstille data manuelt
Noen av fordelene med å digitalisere er:
- Rapporter og oversikter kan genereres mer eller mindre automatisk
- Innsikt i tall og data skaper oversikt som igjen gir bedre beslutninger
- Mulig å jobbe fra hvor som helst (skybaserte løsninger) og hjemmekontor muliggjøres for administrative oppgaver på en helt annen måte enn tidligere
- Det å unngå fysiske overleveringer av dokumenter og lister, bidrar ikke bare til raskere levering, men også mindre smitterisiko
I SmartDok appen kan en både registrere timer, maskintimer, avvik, sjekklister, maskinservice, varetransport, mannskapslister og mange andre ting. Alt i en og samme app!
Hvordan løser vi det i SmartDok?
– Vi i SmartDok har selv erfart hvor viktig det er å ha tidsriktige løsninger som forenkler og støtter opp om en enklere og mer effektiv hverdag. Vi bruker i dag utelukkende skybaserte løsninger, sier Hagberg.
Disse systemene nevner Hagberg:
- Epost og kalender (Google mail/calendar)
- Videomøter (Google meet)
- Opprettelse, samhandling og lagring av dokumenter (G Suite fra Google)
- Kommunikasjon/Chat (Slack)
- Regnskap/fakturering/reiseregninger (PowerOffice)
- Timeregistrering og avviksregistrering (SmartDok)
- Kjørebok (Autogear)
– Alle disse løsningene gir oss mulighet til å jobbe fra hvor som helst, de er enkle å bruke og gir økt verdi.
Viktige anmodninger
MEF (Maskin-Entreprenørenes Forbund) har utarbeidet en artikkel som tar for seg råd og veiledning til bransjen. Her er mange nyttige tips som bransjen bør kjenne til:
BNL (Byggenæringens Landsforening) har utarbeidet anvisninger om tilrettelegging for fortsatt drift av byggeplasser under hensyn til nødvendige regler for smittevern:
