Dokumenter og skjemamaler – revisjon

I SmartMEF ligger det tilgang på mer enn 110 MEF-skjemamaler til bruk på dine prosjekter og mer enn 430 dokumentmaler i et oversiktlig bibliotek. Eriksen Maskin valgte å bruke malene som allerede er i SmartMEF, og ikke ta med de gamle fra det forrige systemet.

– Vi kunne valgt å importere alle våre tidligere dokumenter fra KSMEF, men vi valgte å starte med dokumentene som ligger i SmartMEF og tilpasse de. Det fungerte bra for oss!

– En kan bedriftstilpasse skjemaene, og det er veldig bra! Det ble en slags revisjon for oss!

Ove har stor tro på at det nye systemet vil gi MEF-medlemmene enda mer verdi for medlemskapet.

– Vi tror at KSMEF-brukere i dag som tar i bruk SmartMEF vil oppleve det som svært positivt.

Bare det å finne et skjema er så mye enklere i SmartMEF! Nå er det bare å åpne SmartMEF og søke der, eller gå rett til kategorien og fylle ut!

Hvordan var det å komme i gang med SmartMEF?

– Det gikk veldig greit. Kjapt og smertefritt. Opplæringen ble gjort over video og det var fint, vi fikk se løsningen og hvordan den brukes.

Strenge krav til dokumentasjon

Eriksen Maskin har oppdrag over hele Finnmark, og er for tiden i full sving ved den nye skolen i Båtsfjord, i Porsanger for Forsvarsbygg og i Alta for prosjektet Elvekanten.

Når en jobber med slike prosjekter rettet mot forsvaret og offentlig instanser er kravene til dokumentasjon svært strenge, og da må en ha alt på stell. For Ove og Jan Martin er ikke dette et problem. Med gode interne rutiner og et digitalt dokumentasjonssystem som hjelper til med kvalitetssikring og HMS kan en stole på at Eriksen Maskin leverer i henhold til kravene.

– Å kunne jobbe mot kommuner og forsvarsbygg krever mye dokumentasjon, og det viser vi med bruk av SmartDok og SmartMEF at vi har. Et slikt fokus vil også komme våre andre kunder til gode, sier Ove.

Forsvarsbygg er svært strenge på HMS, noe som er kjempebra. Arbeidet vi utfører må hele tiden være godt dokumentert og i henhold til kravene. Det er bare å følge oppdragsgivers krav til dokumentasjon og utførelse, så går alt helt fint!

Sikker Jobb Analyse (SJA) er også en del av SmartMEF, og det kommer godt med når oppdragsgiver krever at dette benyttes.

– For eksempel så fokuseres det veldig mye på SJA i dette prosjektet. I SmartDok er det enkelt å fylle inn og sette opp SJA, så dette har vi full kontroll på, legger Jan Martin til.

Vi dokumenterer alt vi gjør der, også med bilder. Byggefirmaene bruker ofte Interaxo eller lignende for byggetegninger og annen dokumentasjon, og det må være enkelt for oss å laste opp våre dokumenter og hva som er utført dit, sier Jan Martin.

SJA og sikkerhet er viktig for Eriksen Maskin. Ingen kostnad er vel større enn en ulykke, og det gjør en alt for å unngå.

Arbeiderne ute i feltet har fått det enklere når de nå kan bruke MEF sine skjemamaler via mobiltelefonen.

Enkelt via telefonen

Når arbeiderne i Eriksen Maskin er ute på oppdrag utføres all dokumentasjon via telefonen. Om det er timeregistrering, vareforbruk eller HMS/KS, så gjøres alt dette i en og samme app.

– Når en kan utføre det enkelt på telefonen, så blir det gjort! sier Ove.

Med telefonen kan vi ta bilde av hva som er utført, og deretter legge ved en kommentar eller tegne for å beskrive bildet før en sender inn. Dermed kan vi dokumentere at vi har utført det som står på tegningene, legger han til.

Arbeiderne kobler da bilder til korrekt prosjekt og sender disse inn. Dermed er bildene også lettere å finne i ettertid.

– Dersom en har gravd ned rørene og skjøtene uten å dokumentere det, så sliter du. Det er viktig å dokumentere hvordan de ble lagt i bakken før de ble gravd ned.

Fokus på økte kostnader

Den siste tiden har det vært en markant økning av kostnader på byggematerialer. Dette har Eriksen Maskin tatt til følge, og prøver å jobbe så kostnadseffektiv som mulig.

– Vi merker godt at kostnadene øker, og er veldig strenge på at bakking av maskiner ikke er lov. Samtidig er rørdelene også mye dyrere! Og det er viktigere enn noen gang å utføre arbeidet korrekt og registrere varer korrekt, forteller Ove.

Med SmartDok effektiviserer Eriksen Maskin driften sin slik at de sparer tid, for er det én ting som koster så er det forsinkelser.

– SmartDok er enklere i bruk enn tidligere system, og vi jobber mer effektivt. I tillegg er dokumentasjonen viktig på utført arbeid.

– Så digitalisering er viktig for oss når kostnadene øker, sier Ove til slutt.

Les mer om SmartMEF

Relaterte artikler

  • 29/11/22

    29/11/22

  • 15/11/22

    15/11/22

  • 10/11/22

    10/11/22