Digitaliseringsprosessen er en investering!

Vi har besøkt DVS Entreprenør som er spesialister på rehabilitering og oppgradering av bygg. Her har vi fått høre hvordan de forenkler hverdagen sin med digitalisering.

– Digitaliseringsprosessen, som jeg har begynt å kalle moderniseringsprosessen, er jo en investering. En må være klar over at avkastningen ikke nødvendigvis kommer på neste termin, sier IT-ansvarlig Morten Braathen i DVS Entreprenør.

– Vi ser mer på det som en investering inn i fremtiden!

DVS Entreprenør tok i bruk SmartDok i 2020 som dokumentasjonssystem, og har siden ikke sett seg tilbake.

– Vi har jo hatt systemer før, men når det gjelder den delen hvor vi har tatt i bruk SmartDok, som går veldig mye på produksjonen vår, så har jo den tatt oss langt inn i digitaliseringsalderen eller moderniseringsprosessen, sier Morten.

– SmartDok har tatt over veldig mye av de ustrukturerte datametodene vi brukte, og dokumentasjonskravene på hvert prosjekt gjør at behov for systematisering tvinges gjennom, sier Morten.

DVS Entreprenør ble startet opp i 1998, og fyller således 25 år i år – Hurra! Selskapet huser nå nesten 80 ansatte. DVS Entreprenør er organisert som en vanlig entreprenørbedrift med administrasjon, produksjon og et styre, som primært består av de svenske eierne Fasadgruppen.

Hva utfører dere av arbeid?

– 95% av det vi gjør handler om rehabilitering av fasader. Det innbefatter også dører, vinduer og tak. Kort sagt er vi en fasadeentreprenør som tar større, sammensatte og kompliserte jobber, primært mot borettslag og sameie, forteller Morten.

Å bli en foretrukket entreprenør blant kundene krever et godt omdømme, og kvalitet i alle ledd.

– Vi er eksperter på sammensatte rehabiliteringsprosjekter, og har den erfaringen og kompetansen som skal til!

Morten er klar på at et prosjekt kun er suksessfullt når kundene er fornøyde.

– Når samarbeidet mellom kunden og oss har gått på skinner gjennom hele prosjektet, og det har oppstått minimalt med utfordringer og reklamasjoner, samt at vi har levert det vi har lovet gjennom kontrakten, ja da er det en suksess.

Dette er nesten umulig å oppnå uten erfaring og kompetanse, og ikke minst god dokumentasjon.

I 2020 så selskapet seg nødt til å forenkle og forbedre arbeidet med dokumentasjon, og selskapet gikk til anskaffelse av SmartDok.

Endring i arbeidshverdagen er noe vi ofte forbinder med noe negativt, og når Morten og selskapet skulle i gang med å implementere et digitalt system for dokumentasjon av timer, HMS og mannskapslister var han innforstått med at de ansatte måtte bli involvert – om dette skulle bli en suksess.

– Vi startet opp med å involvere de ansatte i prosessen med hvordan ta systemet i bruk, og få de til å ta eierskap gjennom å skape nye rutiner og prosesser.

– Jeg skal ikke si at det ikke var utfordringer underveis, men at det alt i alt var en god strategi er det ingen tvil om, forteller Morten.

Mange ansatte i DVS er erfarne håndverkere som har jobbet med faget i en mannsalder, og er derfor kanskje ikke de en i utgangspunktet skulle tro omfavner teknologiske endringer med en gang. Men innføringen skulle vise seg å gå fint.

– Jeg er imponert over hvor godt de ansatte har tatt dette.

DVS Entreprenør startet med timeregistrering i SmartDok og gikk deretter videre med andre moduler i programvaren.

– Jeg ønsker å trekke frem appen til SmartDok. Den er lett å bruke og det er et kjempepluss at en kan ha timeføringen i lomma til enhver tid!

Noe Morten kan bekrefte har resultert i bedre kontroll.

– Vi har fått mye bedre oversikt på timene enn tidligere, både historisk og visuelt.

Enklere kommunikasjon mellom de forskjellige leddene i bedriften er en del av suksessen til DVS Entreprenør. Morten er stor fan av oppslagstavla i SmartDok.

– Jeg har sett at kommunikasjonen mellom alle leddene i bedriften flyter bedre gjennom et system som SmartDok, det være seg HMS/KS eller noe så enkelt som Oppslagstavla.

– Det å få informasjonen ut til alle på samme plattform gjennom pushvarslinger har vært en stor utfordring tidligere. Nå har vi det enkelt i SmartDok, forteller Morten.

Resultatet er en mer effektiv hverdag.

– Kommunikasjonen i prosjektene og informasjonsflyten begge veier har blitt bedre, og dokumentasjonen som vi får mellom alle leddene.

Med bruk av oppslagstavla har også DVS Entreprenør sikret seg at informasjonen når ut til alle i bedriften på samme vis.

– Når daglig leder skal ut med informasjon til 5 prosjektledere, og de igjen videre til 7 byggeledere ute i produksjonen, så er det jo en potensiell fare for at feil kan skje på veien. Det handler om kvalitetssikring av kommunikasjonen, og det føler jeg vi har med dette verktøyet, forteller Morten.

DVS Entreprenør har et sterkt fokus på helse, miljø og sikkerhet (HMS), og muligheten til å dele og samarbeide om dokumenter med andre personer eller team involvert i prosjektet, uavhengig av hvor de befinner har vært viktig for selskapet. Dette gjør det lettere å kommunisere og samarbeide om sikkerhetsprosedyrer og -protokoller, noe som kan bidra til å redusere risikoen for ulykker og andre hendelser.

– Vi har fått et kjempeløft på HMS-arbeidet vårt etter å ha tatt i bruk SmartDok, forteller Morten.

– Å ha HMS-håndboka digitalt og tilgjengelig via mobilen er gull. Den oppdateres kontinuerlig med nye rutiner, og dokumentasjon ligger dermed på alle enhetene samtidig.

– Tidligere printet vi dette ut i A5-format, og ikke noe som passet inn i noens lommer akkurat. De var jo mer eller mindre utdatert i det øyeblikket de kom ut fra trykkeriet, så der har vi gjort en jobb innen HMS – noe SmartDok har hjulpet oss med.

Også innenfor KS har DVS Entreprenør bedret kommunikasjonen etter å ha tatt i bruk dokumentsenteret og bildedokumentasjon i SmartDok.

– Bilder sier jo som sagt mer enn 1000 ord, og vårt KS-arbeid har virkelig sett nytten av dette.

Morten drar frem et godt eksempel på hvordan man via bilder ser kvaliteten på arbeidet.

– Med bildedokumentasjon klarer prosjektlederne å holde seg godt oppdatert på hva gutta gjør og hva de er gode for. Vi som er ledere ser jo ikke alltid hva som blir gjort, men via bildene arbeiderne sender inn av utført arbeid, så skjønner vi at vi har med svært dyktige håndverkere å gjøre, sier en stolt Morten.

– Bildedokumentasjon er et svært godt verktøy i henhold til potensielle reklamasjoner.

Morten ønsker også legge til at ved bruk av elektroniske mannskapslister i SmartDok, så har man oversikt over alle som er inne på arbeidsplassen til enhver tid.

– Det er ekstremt viktig for oss å ha oversikt over hvem som er inne på arbeidsområdet til enhver tid. Det er faktisk en viktig del av HMS-arbeidet!

I en tid der økte kostnader virkelig har begynt å tære på mange i byggebransjen, er DVS Entreprenør godt rustet mener Morten. De har kontroll på dokumentasjonen og jobber hele tiden med effektivisering.

– Vi mener vi er godt rustet med kontinuerlige effektiviseringsprosesser og god planlegging. Men det aller viktigste er jo å utnytte den kompetansen og erfaringen vi har blant våre arbeidere. Disse kjenner til hvordan ting skal effektiviseres og hvordan holde kostnadene nede, forteller Morten.

Hva er den største utfordringen i bransjen i dag? Hva kan velte et prosjekt?

– Det er dårlig prosjektering!

– Men vi er veldig godt forberedt grunnet all erfaringen vi sitter på. Vi har gode kalkulatører som går inn som første ledd som er gode på å forutse problemer og utfordringer. Så jeg tror det skal mye til for at et prosjekt skal velte.

Gjelder det samme en minkende mengde oppdrag?

Vi merker jo alle at antall oppdrag som er ute på anbud minker, men vi har som sagt gode kalkulatører som har forutsett og jaktet en del strategiske prosjekter for å sikre arbeidsplassene over lengre tid, sier Morten.

Det er trygt å velge DVS Entreprenør til ditt rehabiliteringsprosjekt, og er det noe en virkelig ser etter i disse dager er det trygghet og erfaring.