Mer bygging, mindre papirarbeid med digital timeliste!

Bygg- anleggsbransjen forsøker hele tiden å finne måter å forbedre arbeidsproduktiviten. Når ansatte bruker tiden produktivt, så er det korrekt bruk av selskapets penger.

Har du ikke kontroll på hvordan teamet ditt bruker tiden sin eller lurer du på hvorfor prosjektene dine er forsinket? Da bør du se på hvordan du kan forbedre dine metoder for  å spore tidsbruken bedre. Det er høyst sannsynlig at ditt timeregistreringssystem kunne trenge en oppgradering.

Akkurat som hvordan smarttelefonen og mobile apper har digitalisert mange av våre oppgaver på fritiden, har de også gjort det enklere for bygge- og anleggsarbeidere å spore tiden mer nøyaktig. Som Spotify gjorde det enklere og billigere å høre på musikk, så har digitale datafangstsystemer som SmartDok gjort det enklere og kostnadsbesparende å føre arbeidstimer på hvert prosjekt. Din timeliste digitalt.

5 gode grunner til å velge digital timeliste:

1. Bedre estimater

Klarer du å spore tidsbruken bedriften din bruker på et byggeprosjekt bedre, vil du kunne estimere jobbkostnadene mer nøyaktig. Kontroll på estimerte arbeidstimer mot faktiske timer brukt gir deg en detaljert informasjon om byggekostnadene. Bruk av et digitalt system gjør tilgang til historiske data enklere og fører med seg at bedriften produserer mer konkurransedyktige estimater på fremtidige byggeprosjekter.

Bedre estimater øker sannsynligheten for at du vil stå frem som vinneren, både når leverandør velges, og når prosjektet er gjennomført.

2. Tidsbesparelse

Tid er en begrenset ressurs. Hvis du ikke sporer det, er det stor sannsynlighet for at du ikke har noen anelse om hvor mye tid som kastes bort på ikke-essensielle aktiviteter. Bruker dine ansatte mye tid på å registrerer timer på notatlapper, manuelle timelister eller excelark?

Bruk av timeliste-app på mobilen gir betydelige tidsbesparelser for dine ansatte. Tiden og rotet som går med til å føre manuelle lister kan brukes til mer produktivt arbeid, og det samme kan sies om lønnsavdelingen.

Det sies at det tar mellom fem til ti minutter for administrasjonen å attestere bare en ansattes timeliste. Et digitalt dokumentasjonssystem automatiserer mye av operasjonene for å spare tid, slik at teamet ditt kan bruke den dyrebare tiden på mer bygging og mindre papirarbeid.

Når «tid er penger» så er timeregistreringssystemet et viktig stykke teknologi. Når du kan mer spore medarbeiderens tid, kan du mer nøyaktig spore hvordan du bruker pengene dine.

3. Holde budsjettet

Sørg for at leveransen din skjer til rett tid og på budsjett! Med digital timeføring vil du få muligheten til å finne ut nøyaktig hvor – og når – du var over budsjett. Bryt ned kostnadene etter person, prosjekt eller maskin. Få en klar og lett forståelig oversikt over hva som skjer i organisasjonen din – og dataene du trenger for å levere eksepsjonelle resultater.

4. Fakturer smartere

Hvis du tar betalt for timen, er sporing av arbeidstiden obligatorisk, slik at du kan få korrekt betaling for arbeidet utført. Hvis du har en flat rate, er sporing av arbeidstiden fortsatt en god ide, da det vil gi deg en pris pr. time og du vil kunne tillate deg å sammenligne deg med de som tilbyr lignende tjenester.

En bedre oversikt over prosjektkostnadene sikrer deg nøyaktig fakturering som igjen gir deg mulighet til å fakturere per prosjekt. Forstå og analyser de sanne kostnadene for ethvert prosjekt.

5. Timeregistrering er enkelt via app og web

Å holde oversikt over tiden din har blitt en veldig enkel prosess gjennom bruk av tidsporingsprogramvare uansett hvor du er; hjemme, i gravemaskinen eller om du er på farten. Du åpner bare SmartDok appen og fører inn korrekt antall arbeidstimer.

Tid er penger

Bruker dine ansatte mye tid på å registrerer timer på notatlapper, manuelle timelister eller excelark? Bruk av et digitalt rapporteringssystem på mobilen gir betydelige tidsbesparelser for dine ansatte. Tiden og rotet som går med til å føre manuelle timelister og annen type rapportering kan brukes til mer produktivt arbeid.

– SmartDok forenkler hverdagen. Vi har sentral lønnskjøring og det fungerer utmerket når alle data er på nett, sier Ståle Sæther i Consto om de administrative fordelene med systemet.

Det sies at det tar mellom fem til ti minutter for administrasjonen å attestere bare en ansattes timelister, og en tør nesten ikke tenke på hvor lang tid avvikbehandling på papir tar. Et digitalt dokumentasjonssystem automatiserer mye av operasjonene for å spare tid, slik at teamet ditt kan bruke tiden på bygging og produksjon istedet for papirarbeid.

– Vi jobber mer effektivt, det forenkler lønnsutbetaling, samt bedres dokumentasjonen i forhold til fakturering, sier Karin Sønvisen Bakken i Gøran Romsdal AS.

Fra papir til digitalt

Å ta steget fra å føre timer, sjekklister og maskintimer på papir til å føre digitalt trenger ikke være så veldig omfattende. Kanonaden AB i Sverige er an av mange anleggsfirma som de siste årene har tatt steget ut og gått til anskaffelse av et digitalt system.

– Vi hadde tidligere et penn- og papirsystem der ansatte registrerte manuelle timelister, noe som krevde enormt mye administrasjon, samt at vi savnet sporbarheten. Du kan tenke deg når vi får inn flere forskjellige typer lister fra en og samme ansatt, så betyr det mye unødvendig administrasjon for oss, og ikke minst mye å holde orden på for den ansatte, sier HR-Manager Sarah Hektor hos Kanonaden.

– Før SmartDok benyttet vi oss av transportlister og timelister for å samle inn data til prosjektrapportering og lønn. Disse listene skulle så leveres inn fra den ansatte til nærmeste arbeidsleder, for så og bli levert inn til kontoret hver uke. Det ble da åtte separate lister for hver ansatt i måneden, og selvsagt en stor mengde administrasjon for å ekspedere disse, forteller Sarah.

Altså over 1000 timelister pr. måned å holde styr på for Kanonaden!

Den digitale timerapporteringen fører med seg mindre avvik og et tettere forhold til egne timeføringer for selskapet.

– Med SmartDok er timene synlige direkte for alle ansatte, og det finnes ingen risiko for at timelister havner hos en arbeidsleder som kan glemme og levere listene videre. Man kan fylle inn data når som helst, og en trenger ikke papirblokker liggende på arbeidsplassen, sier hun.