Ønsker du å ta tilbake kontrollen over arbeidet – prøv et digitalt rapporteringssystem!

Vokser dungen med papir kjappere enn byggeprosjektet ditt? Da er det på høy tid å ta tilbake kontrollen!

Om du kjenner deg igjen i bildet over bør alle alarmklokker ringe. Da er det på høy tid å se på dine rutiner og lete etter et rapporteringssystem som kan erstatte den endeløse papirmøllen av timelister, avvikskjema, sjekklister og transportlister.

Resultatet av dårlig dokumentasjon er at en ikke får betalt for jobben en gjør.

Løsningen er ofte å ta i bruk et digitalt skybasert system som gjør jobben betydelig enklere for både administrasjon og de som jobber ute i feltet.

Hva blir enklere?

Tenk deg å jobbe på et kontor der ansatte kommer daglig eller ukentlig innom med nye permer fulle av RUH-rapporter, timelister eller liknende. Effektiviteten og motivasjonen vil antakelig synke i takt med hvert eneste ark som behandles. Men heldigvis finnes det medisin mot papirinfeksjonen på kontoret; SmartDok er bygg- og anleggsbransjens mest brukte rapporteringssystem og har siden 2007 gjort hverdagen enklere for de som jobber innen næringen.

Kort sagt; Bort med rotet – inn med SmartDok.

Tid er penger

Bruker dine ansatte mye tid på å registrerer timer og transportlister på notatlapper, manuelle timelister eller excelark? Bruk av et digitalt rapporteringssystem på mobilen gir betydelige tidsbesparelser for dine ansatte. Tiden og rotet som går med til å føre manuelle timelister og annen type rapportering kan brukes til mer produktivt arbeid.

Det sies at det tar mellom fem til ti minutter for administrasjonen å attestere bare en ansattes timelister, og en tør nesten ikke tenke på hvor lang tid avvikbehandling på papir tar. Et digitalt dokumentasjonssystem automatiserer mye av operasjonene for å spare tid, slik at teamet ditt kan bruke tiden på bygging og produksjon istedet for papirarbeid.

Fordelene med SmartDok sett ifra et økonomisk ståsted; at vi sparer mye tid, og at vi har kontroll på dataen. Vi har samlet alt på en plass. Vi sparer ihvertfall 1 til 2 årsverk på bruk av SmartDok, sier Inge Mardal hos Mardal Maskin AS.

– Vi jobber mer effektivt, det forenkler lønnsutbetaling, samt bedres dokumentasjonen i forhold til fakturering, sier Karin Sønvisen Bakken i Gøran Romsdal AS.

HMS, RUH og SJA

Arbeidet med Helse, miljø og sikkerhet kan for mange bedrifter være en skikkelig verkebyll, ikke fordi det ikke oppleves som viktig, men på grunn av alle kravene til dokumentasjon. Sitter du som HMS-ansvarlig på jobb og mottar avviksskjema, SJA og diverse sjekklister via papir, så er det kanskje ikke uten grunn at du ønsker å bli usynlig når nye avvikskjema bæres inne på kontorpulten din for videre behandling.

Dessverre er det fortsatt mange som tror at løsningen ligger i et kaotisk excel-dokument som på mystisk vis skal få orden på kaoset.

Dersom du virkelig ønsker å ta HMS på alvor så går du til anskaffelse av et digitalt rapporteringssystem – som SmartDok.

– Vi bruker HMS/KS modulen i SmartDok. Der har vi blant annet laget HMS rapporter, RUH, SJA i digitale skjemaer. Denne skjemamodulen er veldig nyttig for oss, sier prosjektsjef i Bergen Bydrift, Trond Hjelmeland.

Fra papir til digitalt

Å ta steget fra å føre timer, sjekklister og maskintimer på papir til å føre digitalt trenger ikke være så veldig omfattende. Kanonaden AB i Sverige er an av mange anleggsfirma som de siste årene har tatt steget ut og gått til anskaffelse av et digitalt system.

– Før SmartDok benyttet vi oss av transportlister og timelister for å samle inn data til prosjektrapportering og lønn. Disse listene skulle så leveres inn fra den ansatte til nærmeste arbeidsleder, for så og bli levert inn til kontoret hver uke. Det ble da åtte separate lister for hver ansatt i måneden, og selvsagt en stor mengde administrasjon for å ekspedere disse, forteller Sarah.

Den digitale timerapporteringen fører med seg mindre avvik og et tettere forhold til egne timeføringer for selskapet.

– Med SmartDok er timene synlige direkte for alle ansatte, og det finnes ingen risiko for at timelister havner hos en arbeidsleder som kan glemme og levere listene videre. Man kan fylle inn data når som helst, og en trenger ikke papirblokker liggende på arbeidsplassen, sier hun.