Et unøyaktig og uoversiktlig dokumentasjonssystem kan komme til å koste din bedrift dyrt.

Trenger du å betale for et digitalt system når en heller kan gjøre det gratis selv med penn og papir, og en god dose med overtid?

En maskinentreprenør lever av fakturering for arbeid utført, og det spiller ingen rolle om det er et stort eller lite prosjekt bedriften jobber på. Å ta betalt for all jobb til rett tid er noe svært mange sliter med, og det med god grunn.

Når arbeidstimer, maskintimer, massetransport, avvik og andre prosesser skal kobles til korrekt prosjekt, så kan det fort bli som å spille bordtennis i lasteplanet på en ryggende Volvo F82 uten speil. Vanskelig sport? Ja definitivt!

La oss si at du skulle mestre denne sporten og har fått alle i selskapet til å registrere sine gjøremål på korrekt prosjekt, så må fortsatt timelister, avvikskjema og andre papirlister manuelt leveres på kontoret til rett tid for videre ekspedering av en stakkar i administrasjonen.

Etter mange klamme timer i et hav av papirlister er endelig alt på plass. Kunden kan motta en faktura, selvfølgelig alt for sent, og ikke nødvendigvis helt korrekt. Fornøyd?På tide å sjekke ut et digitalt system.

Spar tusenvis av kroner

Et selskap med 6 ansatte, og som bruker SmartDok betaler ca. 11.000 kroner i året for timeregistrering og HMS/KS. Så spør du deg kanskje; skal jeg betale for noe en kan gjøre selv gratis med penn og papir og en god dose overtid?

Tenk å kunne bruke 1 time istedenfor 4 timer på administrativt arbeid i uken, og la oss ikke glemme besparte timer for ansatte, som jobber ute på prosjektet som nå kan føre timer, maskintimer, service og avvik rett i en brukervennlig mobil-app istedenfor. Med 500 kroner timen, så kan en spare opptil 90.000 kroner på å jobbe mer effektivt og ikke minst få et mer korrekt fakturagrunnlag.

– Hadde dette selskapet hatt 24 ansatte, kunne besparelsen vært 360.000 kroner per år. Det er noe å tenke på!

Med SmartDok vil du kunne følge med prosessene i realtid og minimere en del av den økonomiske risikoen et byggeprosjekt innebærer.

5 gode grunner til å velge digital timeliste:

1. Bedre estimater

Klarer du å spore tidsbruken bedriften din bruker på et byggeprosjekt bedre, vil du kunne estimere jobbkostnadene mer nøyaktig. Kontroll på estimerte arbeidstimer mot faktiske timer brukt gir deg en detaljert informasjon om byggekostnadene. Bruk av et digitalt system gjør tilgang til historiske data enklere og fører med seg at bedriften produserer mer konkurransedyktige estimater på fremtidige byggeprosjekter.

Bedre estimater øker sannsynligheten for at du vil stå frem som vinneren, både når leverandør velges, og når prosjektet er gjennomført.

2. Tidsbesparelse

Tid er en begrenset ressurs. Hvis du ikke sporer det, er det stor sannsynlighet for at du ikke har noen anelse om hvor mye tid som kastes bort på ikke-essensielle aktiviteter. Bruker dine ansatte mye tid på å registrerer timer på notatlapper, manuelle timelister eller excelark?

Bruk av timeliste-app på mobilen gir betydelige tidsbesparelser for dine ansatte. Tiden og rotet som går med til å føre manuelle lister kan brukes til mer produktivt arbeid, og det samme kan sies om lønnsavdelingen.

Det sies at det tar mellom fem til ti minutter for administrasjonen å attestere bare en ansattes timeliste. Et digitalt dokumentasjonssystem automatiserer mye av operasjonene for å spare tid, slik at teamet ditt kan bruke den dyrebare tiden på mer bygging og mindre papirarbeid.

Når «tid er penger» så er timeregistreringssystemet et viktig stykke teknologi. Når du kan mer spore medarbeiderens tid, kan du mer nøyaktig spore hvordan du bruker pengene dine.

3. Holde budsjettet

Sørg for at leveransen din skjer til rett tid og på budsjett! Med digital timeføring vil du få muligheten til å finne ut nøyaktig hvor – og når – du var over budsjett. Bryt ned kostnadene etter person, prosjekt eller maskin. Få en klar og lett forståelig oversikt over hva som skjer i organisasjonen din – og dataene du trenger for å levere eksepsjonelle resultater.

4. Fakturer smartere

Hvis du tar betalt for timen, er sporing av arbeidstiden obligatorisk, slik at du kan få korrekt betaling for arbeidet utført. Hvis du har en flat rate, er sporing av arbeidstiden fortsatt en god ide, da det vil gi deg en pris pr. time og du vil kunne tillate deg å sammenligne deg med de som tilbyr lignende tjenester.

En bedre oversikt over prosjektkostnadene sikrer deg nøyaktig fakturering som igjen gir deg mulighet til å fakturere per prosjekt. Forstå og analyser de sanne kostnadene for ethvert prosjekt.

5. Timeregistrering er enkelt via app og web

Å holde oversikt over tiden din har blitt en veldig enkel prosess gjennom bruk av tidsporingsprogramvare uansett hvor du er; hjemme, i gravemaskinen eller om du er på farten. Du åpner bare SmartDok appen og fører inn korrekt antall arbeidstimer.