Ta kontroll over timene, lønn og prosjektene! Løsningen ligger i skyen!
Timelister på papir og postit-lapper kan fort bli en skikkelig hodepine for lønnsavdelingen og ikke minst den ansattes selv. Løsningen ligger ofte rett foran en…Foto: Lasse Sørnes.
For mange oppleves timeregistrering som en uoversiktlig og kjedelig prosess, noe som igjen vanskeliggjør arbeidet for lønnsavdelingen.
Før vi går inn på hvordan man forenkler timeregistrering i egen bedrift, bør en kanskje spørre seg; Hvorfor registrere vi egentlig timer?
– Jo, fordi det ikke finnes en bedre måte å forstå et prosjektbudsjett, ansattes ytelser, og teamets lønnsomhet. Arbeidet som blir utført er den betydeligste kostnaden for enhver bedrift, og god timeregistrering gir en dyp innsikt som kan forbedre driften og redusere kostnadene for selskapet.
I mange bygg- og anleggselskaper i dag dokumenterer de ansatte sitt timeforbruk gjennom et slags manuelt timeregistreringssystem. Slik dokumentasjon kan være et dagskjema, ukeskjema eller andre former for dokumentasjon, som for eksempel i sin simpleste form kan være gule postit-lapper. Det er denne dokumentasjonen som danner grunnlaget for lønnsutbetalingen og som fort kan bli den største hodepinen for et selskap.
Hvordan kan en få en presis lønnsutbetaling i forhold til antall timer produsert? Med dårlig dokumentasjon kan resultatet bli unøyaktige fakturaer sendt til kunder, feil i lønnsutbetalinger og mye ekstra arbeid for administrasjonen.
SmartDok er Norges mest brukte system i bygge- og anleggsbransjen.
Løsningen på “hodepinen” finnes
Heldigvis finnes det verktøy som kan hjelpe selskaper “i nød” med å forenkle timeregistrering, lønnsutbetalingen, samt få en mer presis sammenheng mellom hvert enkelt prosjekt og antall timer brukt. Et slikt system kan være web- og mobilbasert.
Bare tenk deg å kunne sende inn timer uten å måtte dra på kontoret. Ta opp mobilen, før inn timer på korrekt prosjekt og send dem inn der du er. Om du sitter i en gravemaskin eller på en stilase på byggeplass er akkurat det samme. Timeføringen gjør du på den enkleste måten du kan tenke deg. Da snakker vi effektivitet!
SmartDok har utviklet sitt web- og mobilbasterte system i takt med bransjen sine krav og ønsker, og som et resultat av dette inneholder SmartDok et mangfold av praktiske funksjoner som er tilgjengelig på alle populære plattformer og nettlesere mobilt og via din datamaskin.
Gode integrasjoner og lett å komme i gang
Med SmartDok kan du redusere arbeidet i forbindelse med timer til et minimum. Med løsningen forenkles registrering, godkjenning, utregning/summering/punsjing av fakturagrunnlag og lønnsgrunnlag.
Det finnes også mange rapporter å hente ut som f.eks. tidsforbruk på deres prosjekter. Systemet gir også muligheter til å overføre timer til mange lønnssystemer som Visma Business, Visma.NET, 24SevenOffice, Huldt & Lillevik, Uni Micro, Visma lønn, Mamut, InfoEasy , PowerOffice og Zirius++.
Å endre plattform for timeregistrering er ikke nødvendigvis en spesielt morsom prosess. En må ta hensyn til valg av leverandør, en må kunne forstå funksjonene og fordelene med et nytt system, bestemme priser, og få godkjent en endring fra resten av teamet.
Selv når det er en absolutt nødvendighet for å gjøre endringer, er det lett å finne unnskyldninger for å utsette det eller vente til noen andre kan ta over jobben med å skifte system. Trøsten er at det ikke trenger være noen vanskelig prosess med å bli kvitt hodepinen.
SmartDok har dyktige mennesker på salg og support som vil hjelpe deg med å ta en varig kontroll over problemet , og ikke minst det eneste sikre en bedre hverdag ute i felten og på kontoret.
Inge Mardahl holder opp verktøyet som gjør hverdagen enklere. Her er han avbildet sammen med Maskinfører Tor Dalen, som har vært med på hele reisen til selskapet, fra papir til digitalt.
SmartDok mest brukt
SmartDok er den mest bruke løsningen i bygg- og anleggsbransjen i dag, og det er ikke uten grunn. Løsningen gir deg oversikt og enkel kontroll av timer på mannskap og maskiner, vareforbruk, service på maskiner og vedlikehold, verktøyoversikt, HMS, dokumentasjon i form av bilder og sjekklister, brøytelister med mer.
Systemet er web-basert og det finnes egne Apper for iPhone og Android som gjør at du kan bruke løsningen også fra mobil. Dette gjør at du slipper å tenke på oppdatering, backup av data og alle andre problemer som du måtte ha med å installere og drifte løsningen i egen serverpark.
Lyst til å vite mer om SmartDok? Ta kontakt med oss via vår hjemmeside www.smartdok.no.
