Hvorfor rapporterer vi avvik og hva er god rapporteringskultur?

Man bør rapportere inn alle avvik, nestenulykker, uønskede hendelser, ulykker m.m. for å lære av hendelsene og unngå at det gjentar seg.

Et rapporteringssystem vil bidra til å avdekke områder som har forbedringspotensial og lette prioriteringer for tiltak. Ved å implementere et rapporteringssystem for uønskede hendelser og avvik kan hele prosessen rundt forbedringsarbeidet gjøres mer effektiv, i tillegg til å imøtekomme myndighetskrav angående dokumentasjon.

Hvorfor rapporterer vi?

• Det er lovpålagt – Forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter § 5-7 Innholdet i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. Krav til dokumentasjon
• Alle har plikt til å melde fra om avvik eller mangler på arbeidsplassen
• Fremmer god sikkerhetskultur og arbeidstakermedvirkning
• Rapportering, behandling, oppfølging og erfaringsoverføring av avvik, nestenulykker, uønskede hendelser/ulykker og forbedringsforslag – er en sentral del av en virksomhets kontinuerlige forbedringsarbeid

Det er oftest opp til linjeledelsen å planlegge tiltak og gjennomføre prioriteringer. Ved at alle i virksomheten er med på å rapportere, så har en muligheten til å etablere statistikk, dokumentasjon og konstatere fakta. På den måten kan det viktige HMS-arbeidet styres i ønsket retning, og etter målsetting.

Proaktiv rapportering – nestenulykker

Ulykker og nestenulykker skyldes ofte samme typer risikoadferd. Fordi nestenulykker skjer hyppigere enn ulykker, er det mulig å avdekke årsaksfaktorer tidligere, og på den måten forebygge ulykker før de skjer. Som igjen vil bidra til å sette fokus på forbedringer og risikoreduserende tiltak på et tidligere tidspunkt og dermed øke sikkerheten.

Det er derfor viktig at ansatte blir stimulert til å rapportere inn nestenulykker på lik linje med ulykker.

God rapporteringskultur

Det er utrolig bra hvis man får etablert en god kultur for å melde inn avvik og forbedringsforslag.

For å oppnå dette og at systemet skal fungere, må arbeidsgiveren legge til rette for en HMS- og rapporteringskultur der det ikke bare er godtatt, men forventet, at alle ansatte på alle nivå melder fra om avvik, nestenulykker, ulykker m.m.. I tillegg må ansatte kunne være trygge på at arbeidsgiveren faktisk følger opp det som meldes inn og håndterer dem seriøst.

Løsningen for å kunne rapportere bør også være brukervennlig, slik at terskelen for å rapportere inn blir så lav og enkel som mulig.

Rapportering -> Risikovurdering

Alle avvik, nestenulykker, ulykker m.m. som er registrert, bør inngå som en del av statistikken og dokumentasjonen som danner grunnlaget for risikovurderingene i virksomheten.
Ved å bruke denne statistikken og dokumentasjonen, så har man sannsynligheten og konsekvensene fra de innrapporterte hendelsene i risikovurderingene.

Definisjoner – Noen eksempler

• Avvik er manglende etterlevelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov, egne prosedyrer o.l.
• Nestenulykke er en uønsket hendelse som under andre omstendigheter kunne ha resultert i personskade, skade på bygninger, kjøretøy, utstyr o.l. og/eller miljø
• Ulykke er en uønsket hendelse som fører til personskade, skade på bygninger, kjøretøy, utstyr o.l. og/eller miljø
• Annet kan brukes når man ønsker å rapportere noe som ikke passer inn under de ovennevnte kategoriene.
• Forbedringer Kan være forslag som gjør at arbeidet kan gjøres på en sikrere måte, rimeligere, mer miljøvennlig

Workshop

• Hvor mange har rapportert et avvik, nestenulykke, forbedringsforslag eller lignende den siste uken?
• Blir dette fulgt opp og delt/erfaringsoverført i virksomheten?
• Hva fungerer bra og hva kan bli bedre?