Når VG Maskin AS ansatte ny kontormedarbeider var kunnskap om mulighetene med rapporteringssystem SmartDok viktig

Selv om SmartDok er et enkelt system å komme igang med, kan det være fint å ha ansatte i bedriften som kan hente ekstra effekt ut av det digitale verktøyet. Det har VG Maskin erfart.

VG Maskin er en maskinentreprenør som har vært tidlig ute å tatt i bruk elektroniske timelister. Tidlig i 2017 gikk selskapet over til SmartDok for å ta i bruk et mer bransjerettet system for timeregistrering, maskintimer og sjekklister. Med systemskiftet fulgte også noen endringer av rutinene på jobb.

– Det handler om å være åpen for å gjøre ting på en annen måte enn hva man er vant til, og faktisk innse at på sikt så vil dette faktisk effektivisere egne arbeidsoppgaver og de totale administrative oppgavene. Så langt har dette gått overraskende bra, sier Ståle Corneliussen i VG Maskin.

Fikk i pose og sekk

SmartDok er i dag blitt en begrep innen bygg- anleggsbransjen, og det viser seg at det kan være en stor fordel å ha ansatte som har erfaring med bruk av systemet. Når VG Maskin i år ansatte ny kontormedarbeider fikk de i både pose og sekk. Madelen Hærgård-Vestgård var ikke bare en dyktig kontormedarbeider, men også en superbruker i SmartDok fra sin tidligere stilling.

– Madelen har bidratt med verdifulle erfaringer fra tidligere bruk, og gjort overgangen fra et annet timeførdingssystem til SmartDok mykere og mer smidig for VG Maskin. Spesielt på rapporterings-siden og ved intern opplæring. At en nyansatt har kunnskap om SmartDok gjør at vedkommende blir hurtigere operativ, sier Corneliussen.

Også lærlinger som kommer fra videregående skoler har fått opplæring i SmartDok.

– VG Maskin AS har erfart at flere av våre lærlinger har kjennskap til SmartDok fra videregående skole. Dette gjør at den interne opplæringen på SmartDok blir minimal når de begynner hos oss. De kommer med innspill basert på tidligere bruk av systemet som kan forbedre vår utnyttelse av SmartDok – ja, da er jo dette veldig bra.

Så det er en stor fordel å kunne SmartDok som jobbsøker og lærling i bygg- og anleggsbransjen?

– Ja, det er nok absolutt en fordel da mange firmaer allerede bruker SmartDok eller planlegger starte opp med dette. I tillegg er det aldri negativt å ha på CV-en at man har vært «superbruker» i et program, sier Corneliussen til slutt.

Sørger for mer effektivitet

Madelen begynte i jobben hos VG Maskin i midten av mars 2017. Hun kom fra en jobb der hun var superbruker på SmartDok.

– Stort sett jobbet jeg med modulene for lønn og kompetanse. SmartDok var for meg et enkelt verktøy som gjorde det lettere ha kontroll på mangeområder samtidig, uten å måtte bytte program mellom hver oppgave, sier Madelen.

Din kunnskap om SmartDok er gull verd for VG Maskin. Kan du si noe om hvordan din kunnskap kommer VG maskin til gode?

– Siden VG Maskin fortsatt er i oppstartfasen og har fortsatt mye å lære om programmet, tror jeg at erfaringen min kan korte ned opplæringstiden litt. Jeg har ganske god kjennskap til flere av funksjonene i SmartDok, og tror jeg kan bidra til å bruke systemet på flere områder og mer effektivt, sier hun til slutt.