Tok grep og fikk tilbake kontrollen over timer og varetransport

Å vokse er ofte et tveegget sverd. En opplever mer aktivitet, økende omsetningen og en får flere ansatte. Dessverre øker også mengden administrasjon. 

For daglig leder i Stråvalla Maskinstation AB, Per-Erik Johansson (Pelle) ble det så mye at han nesten mistet kontrollen.

– Jeg tror det er tre år siden jeg satt her med papirer overalt, et rent kaos. Jeg var på grensen til å miste kontrollen.

– Våre ansatte leverte inn all dokumentasjon på papir. Så jeg satt her med pulten full av masse lister, og på bakgrunn av disse skulle jeg lage en faktura og betale ut lønn. Det ble bare for mye, det fungerte ikke.

– Det tok for lang tid, og mest sannsynligvis fikk vi en del svinn også.

Så er det mulig at dere mistet inntekter?

– Ja ja. Vi mistenkte det ja, så det var perfekt timing at vi fikk besøk av SmartDok da.

– Med SmartDok har jeg nå god oversikt, og sitter ikke med følelsen lenger at vi har glemt noe, så det fungerer bra.

Grunnlagt i 1985

Stråvalla Maskinstation AB ble grunnlagt i 1985 og drives av Sven-Olof og Per-Erik Johansson. De har i dag tjue ansatte. Etter mange år i bransjen har selskapet opparbeidet seg en stor tillit blant kundene.

– Faren vår startet virksomheten på 60-tallet, men det var først i 1985 at vi ble et aksjeselskap, og da ble også broren min og jeg med som aksjonærer, sier Pelle.

– På midten av 70-tallet kjøpte vi den første maskinen, en traktorgraver. Siden har det økt. I dag har vi femten gravemaskiner, seks lastebiler, to hjullastere og fire dosere.

Flertallet av selskapets oppdrag ligger mellom Gøteborg og Halmstad.

Kom i gang med digitalt hjelpemiddel

Pelle har nå jobbet med SmartDok en stund, og oppdager stadig flere bruksområder der selskapet kan forenkle arbeidshverdagen.

Timeregistrering digitalt var selvsagt viktig for Pelle, men det var de ekstra funksjonene i løsningen som trigger Pelle aller mest.

– Systemet hjelper oss å jobbe mer effektivt, og vi finner stadig flere nytteområder. Her om dagen satt jeg opp en byggdagbok og en sikker jobb analyse!

– I tillegg holder jeg øye med hvor mange timer maskinene går, og hvor mye diesel som forbrukes, fastslår Pelle.

Fornøyde brukere er viktig

Selskapets kjernevirksomhet er byggearbeid, inkludert alle typer grunn- og anleggsarbeid. Med stor aktivitet og mange forskjellige oppgaver er alle hans arbeidere i full sving.

– Vi ønsker jo at våre arbeidere skal bruke minst mulig tid på administrasjon. De skal produsere. Å registrere timer og varer må være enkelt og kjapt for dem.

Med et digitalt system har Pelle blitt kvitt nettopp den tidstyven.

– De ansatte er veldig fornøyde med SmartDok. Dersom alt registreres korrekt i appen, så har jeg alt på datamaskinen. Dermed kan vi i administrasjonen enklere lage en korrekt faktura og ikke minst en korrekt lønnsutbetaling.

Skryter av signatur oppdragsgiver

Signatur oppdragsgiver er en svært ettertraktet funksjon for små og mellomstore selskaper, som utfører jobber som underleverandør.

Uten signatur kan det hende en ikke får betalt for jobber som er utført, og prosessen med å få betalt tar i beste fall lang tid.

– Det er ikke alle som krever signatur, men å ha funksjonen tilgjengelig er gull. Vi fikk en stor jobb her med jernbanetunnelen i Varberg, og de ønsket en signatur der og da. At vi da kunne dra opp telefonen og få signaturen ble satt stor pris på av oppdragsgiver.

Hva har vært den største fordelen siden implementeringen av SmartDok?

– At jeg fikk mer tid. Og kanskje spare penger. Men tid er avgjørende.

Anbefaler digitalt hjelpemiddel

Er SmartDok noe du kan anbefale til andre?

– Ja selvfølgelig! Det er lett å bruke for oss her på kontoret og for gutta ute på jobb. Dersom et system oppleves som komplisert, blir det ikke brukt. Så det må være enkelt! SmartDok er enkelt, og jeg har en annen kollega i bransjen som også bruker det, og han er også veldig fornøyd.