Lillehammer Kommune bruker SmartDok for sjekklister, avvik og timer

Siden 2011 har erstatninger etter flomskader skutt i været, og holdt seg rundt en halv milliard i følge Norsk naturskadepool.

For kommunene har det dermed blitt viktigere og viktigere og sikre seg at de har gjort det som er nødvendig for å minske og forebygge skade ved flom.

Avdeling for ledningsnett i Lillehammer kommune, som har ansvar for vann og ledningsnett i kommunen har i disse dager det travelt med å dokumentere tilstanden på kritiske punkter i området.

Gode rutiner på tilsyn av stikkrenner, bekker og vassdrag resulterer i bedre flomberedskap. Lillehammer kommune har tatt i bruk en app med fotodokumentasjon for å gjøre arbeidet enklere og mer effektivt.

– Vi har rutiner i dag der vi sjekker stikkrenner og bekker, og tar bilder av de punktene som er kritiske, noe som er veldig viktig for å kunne dokumentere dersom det skulle bli en flom og flomskader i etterkant, sier Knut Andreas Myklebust-Vårvang, driftsingeniør i Lillehammer kommune.

– Vi beskriver da tilstanden til bekkeinntakene og stikkrennene nøye med tekst og bilder i sjekklister. Dette blir det veldig god dokumentasjon av. Et bilde viser da om for eksempel et bekkeløp var åpent en dag før flommen. Noe som kan være svært viktig dokumentasjon i ettertid.

– Sjekkpunktene i sjekklisten refererer til punker i en kommunal beredskapsplan slik at det er lett å finne igjen samme punktene, forteller Knut Andreas.

Vi gjør oppmerksom på at avdelingen ikke har ansvaret for selve flomberedskapen i kommunen, men bruker mye ressurser for å sikre installasjoner både over og under bakken.

Sjekklister via app

Kommunen bruker i dag HMS-modulen til SmartDok som lar deg enkelt lage dine egne sjekklister og skjema. Brukerne dokumenterer da via mobilapp ute i felten.

Hvordan har dere satt dette opp?

– Vi har delt det opp i ulike kategorier; anleggsutførelser, driftsrelaterte sjekklister, interne skjema (egenmelding, sykt barn), og så har vi to personer som jobber med kontroll av anleggsutførelse (det som entreprenørene gjør for oss), og disse har også egne skjemaer som vi har delt opp i ulike kategorier.

– Det som jeg synes er veldig fint er at det er veldig lett å lage skjemaer, veldig oversiktlig og og brukervennlig. Jeg vil også trekke frem fotodokumentasjon-funksjonen, at en kan ta bilder og legge ved sjekklister og skjema med en gang er svært så nyttig, sier han.

Med sjekklistene i HMS modulen kan kommunen også legge ved kommentarer og tegninger som beskriver hva som eventuelt er avviket på bildet. Det følger også med GPS-sporing og vegreferanse på bildene.

Avdelingen bruker også systemet til driftsrelaterte sjekklister, som går mer på service, overhaling og vedlikehold, samt noen skjema som går på bekker og vassdrag, og som nevnt over, flomberedskapssjekklister.

Lett å bruke

En brukervennlig app og et system som gjør det enkelt for ansatte å behandle innsendte skjema er alfa og omega for bedrifter og organisasjoner som tar i bruk et system.

– Vi synes brukervennligheten er veldig bra. Våre folk bruker SmartDok mye. Når du både bruker det til å skrive timelister og sjekklister, så blir du svært godt kjent med grensesnittet i appen. Mange bruker også Smartdok på nettbrett.

Ønsker din kommune mer informasjon om hvordan Lillehammer kommune utnytter fordelene med SmartDok?

– Dersom andre kommuner ønsker å se nærmere hvordan vi bruker SmartDok i hverdagen kan de bare ta kontakt med meg, og så kan jeg eventuelt forklare over video hvordan vi bruker systemet, sier Knut Andreas.

Registrer timer i samme app

SmartDok er et alt i ett system, og i appen kan du både jobbe med HMS og avvik, og blant annet sende inn timeregistreringer.

– Vi bruker også timeregistrering i SmartDok. Vi har en del faste prosjekter slik at vi får fordelt timene på ulike arbeidsoppgaver. I dag har vi to avdelinger som bruker SmartDok, avdeling for ledningsnett og avdeling for teknisk anlegg.

I tillegg til timeregistrering registrerer også avdelingen fravær og ferie i SmartDok.

– Vi benytter oss også av funksjonen timekonto slik at vi differensiere timene dersom noen ønsker å bruke det til for eksempel avspasering.

– Det fungerer fint. De aller fleste hos oss har jo en fast månedslønn og registreringene blir da som en dokumentasjon på hva som er gjort og hva timene har gått til, som for eksempel vanntjenester eller avløpstjenester eller andre ting.