Å finne et IT-verktøy for bygg- og anleggsbransjen som kan tilpasses bedriftens størrelse var viktig da Waage Anlegg AS valgte digitalt system

Waage Anlegg AS på Fitjar har i dag 10 ansatte og utfører det meste innen graving og grunnarbeid innenfor kommunene Fitjar, Stord og Bømlo.

– I hovedsak så utfører vi graving og grunnarbeid på og rundt byggefelt, hytter- og bostadstomter, naustområder, kaianlegg og lektertransport, sier daglig leder Inge Andreas Waage om oppgavene selskapet daglig tar seg av.

Oppgavene er mange og selv for mindre bedrifter blir det lett mye papirarbeid og annen administrasjon når en skal holde kontroll på både timer, transport og varer. Men ved hjelp av et digitalt system som SmartDok har dette arbeidet blitt mye enklere etter at de tok i bruk løsningen.

– Bruken av Smartdok har betydd mye for oss. Vi har en enklere hverdag da vi har redusert mengdene med papir og lister som må samles inn. SmartDok er tidsbesparende både for administrasjon og de som arbeidere ute, sier Waage.

Tilpasses størrelsen på foretaket

Waage trekker så fram fordelen med nettopp SmartDok at det kan tilpasses størrelsen på foretaket.

– SmartDok er modulbasert. På denne måten blir det tilpasset vår størrelse firma slik at vi kun tar i bruk de løsningene vi har bruk for. Resultatet blir et oversiktlig og enkelt system i bruk for alle størrelser firma, sier Waage.

I dag består ca. 30% av alle kundene til SmartDok av bedrifter på 10 ansatte og mindre.

– SmartDok er et like godt verktøy til småbedrifter som det er til store selskap med 1000 ansatte. Dette har alltid vært viktig for oss. Et komplett IT-verktøy for hele bygg- og anleggsbransjen, uavhengig av størrelse. Det er SmartDok, sier salgssjef i SmartDok Per Tore Hansen.

Men ofte er spørsmålet; vil jeg komme til å tjene inn investeringskostnadene? Inge Andreas Waage er ikke i tvil.

– Ja, de årlige kostnadene sparer vi helt klart inn på spart tid, sier Waage.

SmartDok er et system bygget for og i samarbeid med bygg- og anleggsbransjen, og er med stor sannsynlighet det systemet på markedet i dag som gir deg de fleste mulighetene og ikke minst gjør deg mest effektiv.

Få kontroll over driftstoffet

Inge Andreas Waage og hans ti ansatte har tatt i bruk flere moduler i SmartDok, og bruker i dag SmartDok for timeregistrering (lønn og maskintimer), transportlister og vareregistrering.

– I tillegg så bruker vi også maskindelen. Vi har servicelinjer for maskinene og fanger dermed opp når service skal tas, samtidig som vi får dette dokumentert, sier Waage om bruken om SmartDok.

Waage gir oss så et eksempel på hvordan foretaket behandler bestilling av drivstoff.

– Hos Waage anlegg har vi èn person som har ansvar for all bestilling av diesel. Han fører opp mengde diesel på dieselforbruk i SmartDok hver gang han bestiller diesel. Dermed kan vi i administrasjonen til enhver tid ha kontroll på hva som er bestilt, uten å ta en eneste telefon, sier han.

Massetransport 

Waake Anlegg AS kjører mye massetransport og var avhengig av at det digitale systemet også dekket dette feltet.

– Vi bruker transportlistefunksjonen i SmartDok til all massetransport vi foretar oss. Årsaken til dette er at det er enkelt for sjåfør/maskinfører å registrere alle lassene på telefonen. Når sjåføren venter på at eksempelvis lastebilen blir lastet trykker han mengden inn på telefonen.

– På denne måten unngår vi at sjåføren glemmer å registrere lasset, noe en risikerer dersom en tenker å gjøre det ved en senere anledning eller manuelt på gamle måten, sier Waage om massetransportdelen.

Her er Waage Maskin AS sin suksessoppskrift:

1. Maskinfører/sjåfør fører inn timene når han/hun har utført jobb, helst når arbeidsdagen er slutt, eller når det skulle passe utover dagen. Vi har splitt på lønnstimer og maskintimer.
2. Har en maskinfører jobbet og kjørt for eksempel gravemaskin fra klokken 07:00 -15:00, så fører han opp 7,5 timer på lønn og 7,5 timer på gravemaskin.
3. Dersom vedkommende iløpet av dagen bruker varer, for vår del mest rørdeler eller sprengstoff for skytebas, så føres dette inn på vareforbruk (på telefonen) isteden for å skrive dette manuelt ned på et ark.
4. Videre så blir masser som flyttes eller hentes ført direkte inn på transportlistesystemet.
5. Når det nærmer seg lønn eller fakturering ser den ansvarlige for prosjektet over varer, transportlister og timer for så å attestere disse, da kan ikke maskinfører lengre endre det han har ført inn på SmartDok.
6. Når vi fører lønn skriver vi ut en rapport fra SmartDok som sendes til regnskap.
7. Maskintimer, varer og transportlister brukes for å ha kontroll over kostnader eller som fakturagrunnlag om ønskelig.