Vi elsker å skape og bygge ting, og ønsker å bruke mindre tid på administrasjon

At du skaper noe, og at du gjør det fint og flott, og bedre enn det var tidligere. Det er det som driver oss!

Dette er ordene til gründer og daglig leder av Larsen Maskin & Transport AS, Svend Ingvar Hoel Larsen i Hammerfest.

Vi treffer Svend Ingvar oppe på et av selskapets store prosjekter om dagen, VA Sætergamdalen. Et prosjekt som skal sørge for nytt vann og avløp, fiber og veilys til en hel bydel.

– Trafikk og avvikling er nok det mest utfordrende med å utføre en slik jobb i en bydel liggende i en fjellside. Du har bratte bakker og det er glatt om vinteren, sier Svend Ingvar.

Men selskapet er godt vant med geografien og klimaet i byen, og har opparbeidet seg god kunnskap om hvordan drive anleggsarbeid i trange gater i all slags vær.

– Folk er positive. De forstår at av og til så må vannet stenges på grunn av gravingen. De er glade for at de får nytt vannanlegg, da det har vært her siden 50-tallet, samt at de får kjappere internett.

 

Startet med en Fiat

Svend Ingvar har kjørt maskin siden han var liten guttunge, og blir aldri lei av å se at maskinene hans bygger ny og bedre infrastruktur i byens gater. Men veien til en sunn og foretrukket entreprenørbedrift har som mange andre inneholdt både oppturer og nedturer.

Det hele startet i 1992 da Svend Ingvar var arbeidsledig og spurte kommunen om de kunne trenge hans tjenester.

– De sa; vi har ingen jobb til deg nå, men få tak i en hjullaster, så kan du begynne å brøyte. Det kan vi trenge!

Den første maskinen var en hjullaster, en gammel Fiat Allis.

– Jeg startet Larsen Maskin & Transport AS som et enkeltmannsforetak sent i 1992.

– I den tiden så hadde jeg ingen store planer om å ha et stort firma senere. Jeg så for meg kabelgrøfting og 1-2 maskiner. Men det har jo ballet på seg senere, sier han flirfullt.

Topp og bunn

Veien frem til 2020 har inneholdt noen skikkelige oppturer og nedturer.

– Toppårene mellom 2009 – 2012, så var vi hele 50 ansatte. Jeg husker det krevde enormt med administrasjon.

Så kom nedturen.

– Deretter gikk vi på en økonomisk smell i forbindelse med sentrumsprosjektet i Hammerfest. Et flott prosjekt, men vi fikk dårlig økonomi ut av det. Vi tok da ned bedriften til rundt 10 ansatte.

I dag har Svend Ingvar igjen bygget opp selskapet til rundt 20 ansatte, og driver en meget sunn bedrift med mange dyktige medarbeidere.

– Jeg har alltid hatt familien med i driften, så vi er vel en slags familiebedrift kan man si.

– Kona mi, Siv jobber med det administrative i selskapet (lønn, oppdrag, etc)

Og nå har datteren kommet inn i bedriften. Les hele saken om Charlotte her.

2020 kom med en ny utfordring

Med god vind i seilene og mange nye oppdrag på døren stod 2020 klar og ventet, men med en stor skygge, Korona.

En kunne velge å legge seg ned eller en kunne velge å rette seg opp i ryggen og sørge for at dette skulle en komme ut av. Helst enda sterkere. Larsen Maskin & Transport valgte det siste.

– Det ble mye usikkerhet, og alle fikk da hjemmekontor med den gang Norge stengte ned. Vi startet med en gang med direktemønstring i bilene med antibac og gummihansker, forteller Svend Ingvar.

– Bilene hadde faste sjåfører, og kun 2 sjåfører benyttet samme maskin, og vi passet godt på at avstand og sørget for at vi ikke var samlet mye folk på samme sted.

– Arbeiderne våre tok det veldig bra, og har vært utrolig flinke. De forstår at dersom noen blir smittet og ikke følger reglene, så må vi i verste fall stenge ned hele bedriften for en periode og prosjektene stopper opp.

– Du kan jo tenke deg å stenge ned en anleggsbedrift i sesongen. Det svir på pungen!

Mens noen selskaper permitterte drev Larsen Maskin & Transport og ansatte og leide inn folk.

– Vi ser at året og resultatet til nå ser bra ut. Så vi har kommet oss gjennom 2020 veldig bra. Så vi får i hvertfall ikke noe støtte, sier han med et smil om munnen.

Hvordan håndtere smittevern?

I starten var det svært mye usikkerhet på hvordan viruset smittet.

– Det var mye uklarheter hvordan vi skulle håndtere en del av de daglige rutinene uten å sette folk i fare.

På denne tiden hadde selskapet ikke et digitalt dokumentasjonssystem.

– Vi hadde ikke da et system som feks. SmartDok, og brukte da papirlister. Noe som ble et kjempeproblem.

– Rutinene våre var jo slik at arbeiderne leverte sine timelister og andre skjema inn til administrasjonen, og så skulle de ble behandlet der, noe som selvsagt ble vurdert som en stor smitterisiko.

– Løsningen ble at alle skrev timelistene på vanlige måter, for så å ta bilde av dem før de ble sendt inn, sier han.

– Vi måtte bare finne på noe, vi hadde jo ikke et system som kunne håndtere en slik situasjon.

– Hadde vi hatt SmartDok da, så hadde vi ikke kommet i den skvisen. Da kunne vi sendt inn timelister via mobilen, og vi kunne tatt i bruk RUH- smittevernskjemaet i appen for å sørge for at ingen regler blir brutt, erkjenner Svend Ingvar.

Mindre administrasjon – mer bygging

Svend Ingvar hadde vurdert et digitalt system tidligere, men fant ikke selskapet moden for det. Samtidig ønsket han at både anleggsarbeiderne og administrasjonen skulle bruke mindre tid på å administrere timer og sjekklister.

– Vi er jo her for å skape noe, bygge og få ting gjort! Så dersom vi kan bruke mindre tid på administrasjon og mer tid på bygging, så vinner alle på det.

– Jeg hadde bestemt meg da vi besøkte Arctic Entrepreneur i vinter. Da snakket jeg med Per Tore og Morten i SmartDok, og sa at nå er tiden definitivt moden for oss å ta i bruk deres system.

– De eldre er på Facebook og de kan bruke teknologi. Så vi var sikker på at alle i selskapet enkelt kunne ta i bruk en app for å dokumentere hverdagen.

– I tillegg har vi veldig mange yngre mennesker i selskapet, som selvsagt forventer at dette gjøres digitalt, sier han.

Bra onboarding

Hvordan komme i gang med å registrere digitalt kan på forhånd føles overveldende for et selskap som snart i 30 år har ført sine lister på papir. Men Larsen Maskin & Transport kom kjapt i gang.

– Jeg og Charlotte hadde oppstartsmøte med Morten Sandin i SmartDok. Han gjorde en god jobb med å hjelpe oss i gang. Det føltes betryggende.

– Deretter tok vi et felles personalmøte med opplæring i SmartDok. Charlotte gjorde opplæringen av de ansatte med hjelp av videoer fra SmartDok (hjelpevideo og webinar), samt at hun lagde noen egne videoer som var tilpasset oss.

– Så avsluttet hun opplæringen med den der videoen dere har laget om han der formannen/prosjektlederen som det rabler for når han får spørsmål om han har husket å bestille napoleonskake.

– Jeg kjente meg litt igjen i han ja, ler Svend Ingvar.

Dette er videoen som Charlotte avsluttet med om prosjektlederen som dysses ned i oppgaver

– Vi begynte med det enkleste først, timeregistrering og maskin, sier Charlotte.

– Men så oppdaget vi veldig kjapt at SmartDok hadde mer som kunne hjelpe oss å forenkle hverdagen at vi før vi visste ordet av det hadde vi både HMS-systemet og vare og massetransport.

På kontoret satt kona til Svend Igvar, Siv og ventet på papirene som skulle komme.

– Det var litt artig i starten når Siv på kontoret i slutten av måneden lurte på hvor alle papirene blir av?

– Nå får du alt på datamaskinen måtte jeg si til henne, forteller Charlotte med et smil.

– Så det var en stor endring for henne på kontoret. Nå kunne hun spare skuldrene og slippe hele “punche” jobben med å sende over timene til regnskap. Det er ferdig punchet!, sier Svend Ingvar.

– Nå får hun tid til å gjøre andre administrative oppgaver.

De ansatte motiveres av digitalisering

En ny hverdag med hele systemet i en app så ut til å være motiverende for de ansatte.

– Tidligere var det så tungvint at det var kun pappa som dro rundt og fylte ut RUH. Nå med SmartDok kan alle gjøre det. Lærlingen som ser appen for første gang, sender inn RUH samme dag. Superenkelt, sier Charlotte.

-Det som er litt artig er å se at de som før var trege med å levere inn timelistene og slet med det, er i dag kanskje de aller ivrigste. De har bare tatt teknologien til brystet og sett hvordan den kan effektivisere hverdagen.

– De synes det er mye mer motiverende å registrere timene og dokumentere HMS nå.

Med HMS-systemet i SmartDok, kan jeg bare nå gå inn å se på bildene de ansatte har sendt inn. Det arkivet vi har nå siden vi begynte med bildedokumentasjon er sinnsykt bra.

– Vi får inn avvikene med en gang. En kan sende avvikene på en veldig enkel og brukervennlig måte.

– Jeg bruker dette til og med når vi skal fakturere. La oss si ved feks. ved en dreneringsjobb, da kan jeg bare gå opp å se på bildene og telle bend. Deretter se hva som skal faktureres, forteller Svend Ingvar.

– En annen ting som er fint er at dersom vi er flere som jobber på samme prosjektet, så kan flere selskaper ha tilgang til det i SmartDok. Det er genialt.

Les om hvordan Larsen Maskin bruker skjema for å lage skiltlogg

Så hva er resultatet?

Svend Ingvar trekker frem disse fem punktene som i klartekst viser at Larsen Maskin & Transport sparer tid og penger ved bruk av SmartDok.

• Vi mister langt færre timer enn ved bruk av papir. Jeg tror vi mennesker ikke klarer å huske korrekt antall timer ved å gjøre det på gamlemåten. Da mister en både masser og timer. 
• Det er mye enklere administrasjonsmessig. Vi har mye bedre kontroll. 
• Det vi også sparer på er alle de timene revisorer og regnskapsførere bruker å på å krangle om prosjektregnskapet. Dette kommer til å bli så utrolig mye bedre med SmartDok
• Store besparinger også med at fakturering og lønninger blir mye enklere 
• Bedre for kundene våre. Dokumentasjon er kvalitet, som blant annet inneholder bilder med GPS-koordinater