Mardahl Maskin AS sparer flere årsverk etter å ha tatt i bruk SmartDok!
Inge Mardahl holder opp verktøyet som gjør hverdagen enklere. Her er han avbildet sammen med Maskinfører Tor Dalen, som har vært med på hele reisen til selskapet, fra papir til digitalt.
Sparer tid og penger – Ut med papir, inn med mobil-app!
Et godt system er ingenting dersom systemet ikke blir implementert i organisasjonen på en skikkelig måte. Det har Mardahl Maskin gjort.
– Det er viktig å poengtere at virksomheten gikk rundt før vi tok i bruk SmartDok. Forskjellen er i all hovedsak at en tjener mer penger og sparer masse tid med bruk av systemet. Hvem sier vel nei til det? sier HMS/KS-leder Inge Mardahl.
– Men det forutsetter at en bruker mulighetene i systemet og at en går “all in”, fortsetter Inge. Man må ikke bare se på SmartDok som et godt timeregistreringssystem, da en får så mye mer gratis over tid, sier Inge.
Hva er de største fordelene?
– Sett ifra et økonomisk ståsted; at vi sparer mye tid, og at vi har kontroll på dataen. Vi har samlet alt på en plass.
Hvor mye tror du at dere sparer?
– Vi sparer ihvertfall 1 til 2 årsverk på bruk av SmartDok.
– Bare lisensleien er billigere enn å få printet opp timeblokker og ordreblokkene, sier Inge med et smil om munnen.
Inge Mardahl er superbruker i SmartDok og har knekt koden hvordan en sparer tid og penger med systemet. Når han ser forbedringsmuligheter i systemet er han kjapt ute med å tipse SmartDok om ideen.
En lokal entreprenør i vekst – basert på kortreist kompetanse
Mardahl Maskin er en bygg- og anleggsentreprenør lokalisert i Orkdal. Selskapet er en del av morselskapet Mardal Eiendom, som består av Mardahl Verksted, Eilertsen Transport og Mardahl Maskin.
– Vi er veldig stolt og ydmyk overfor at vi kan holde igang 70-100 stykker i jobb. Opprettholder vi det, så er vi kjempestolte, sier Inge.
Hver ei krone som i 2018 selskapet omsatte var innenfor kommuneskiltet, Orkdal Kommune.
– Jeg ønsker å trekke frem styringssystemet SmartDok, som har gjort det enkelt for oss å ha god kontroll under vekst, sier Inge.
Traff SmartDok på en messe
Det var i 2013 at anleggslederen i Mardahl Maskin besøkte anleggsmessen på Lillestrøm, og gjorde et bekjentskap som skulle vise seg å bli viktig for entreprenøren fra Orkdal. På en stand der traff han noen ansatte fra SmartDok, som presenterte hva deres system kunne gjøre.
– Med tanke på vårt stadig økende behov for å administrere timer, lønn og prosjekter pirret dette vår nysgjerrighet.
Før 2014 var manuelle timelister og ordrelister en realitet for selskapet. Dette var tidkrevende arbeid for både ansatte ute i feltet og i administrasjonen.
Kan du se for deg å gå tilbake til penn og papir?
– Penn og papir? Herregud, det klarer jeg ikke tenke på en gang. Tenk på den papirhaugen!
Effektiv godkjenning av lønn og timer
Godkjenning av timer og fakturering er tidkrevende arbeid for en entreprenør. For Mardahl Maskin har denne delen blitt betydelig enklere etter overgang til digitalt system.
– For en av våre faste kunder produserer vi i perioder nesten to årsverk i uka. Det er betydelige ressurser og timer vi skal ha kontroll på. Vi skal dokumentere hver enkelt time, hvor den er produsert, på hvilket prosjekt og med en beskrivelse på hva som er gjort.
Selskapet er dermed avhengige av gode stemplingsrutiner og attesteringsrutiner.
– I dag attesterer vi i snitt et årsverk på en og en halv time. Da har vi klargjort lønnskjøring og sendt over fakturagrunnlag til kunden. Noe vi ikke hadde klart uten SmartDok.
Får svar på minuttet
Som et lite eksempel på hvordan systemet kan hjelpe med å finne data raskt forteller Inge oss om hvor hurtig han kan tilegne seg den informasjonen han trenger. Her et eksempel på maskintimer:
– Før vi tok i bruk SmartDok var alt manuelt. Dersom daglig leder lurte på hvor mange timer vi hadde solgt på en spesifikk maskin, så måtte vi fysisk inn å lete i blokkene. Et mareritt som fort kunne ta en halv dag, bare for å spore opp dataene!
– Om vi sammenligner det med bruken av SmartDok i dag, så kan vi for eksempel hente frem hvor mye forskjellige maskiner har gått de siste årene. Dette gjør vi på minuttet i SmartDok, forteller han.
Trekker frem varemodulen
Inge Mardahl bruker ikke bare SmartDok til timeregistrering og maskintimer på prosjekt. Selskapet fører også vareforbruk og skjema i HMS/KS.
– Når en bruker SmartDok som en totalitet så får en veldig god kost/nytte verdi, sier han.
– Varemodulen i SmartDok er virkelig fin. Når vi registrerer timer, så får en konsekvent spørsmål om å henge på vareforbruket eller transport. Det er veldig bra og viktig for oss.
Noe som også letter arbeidet med faktureringen for selskapet betraktelig.
– Varemodulen er en av mange grunner til at SmartDok er verdifull. Da snakker vi totalitet. En får stålkontroll over vareforbuket.
Å jobbe med skjema og sjekklister i HMS/KS-modulen er svært nyttig for selskapet.
Skreddersy appen
SmartDok-appen er laget med tanke på at det skal være enkelt og motiverende for brukerne å registrerer data.
– Appen er lett å bruke, men det som er aller finest er at vi som bedrift kan bestemme litt hvordan den skal settes opp for våre brukere, slik at det blir enklest mulig for dem og mest mulig nytte for oss.
– Det er opp til oss i ledelsen å sette opp et godt miljø for arbeidsstokken. Gir du arbeiderne gode forutsetningene for å lykkes, så kan man forvente et godt resultat.
Fremtiden er lys
En god latter forlenger livet. I Mardahl Maskin er humøret på topp, og fremtiden ser lys ut.
At Mardahl Maskin er i vinden er det ingen tvil om. Selskapet har dyktige ansatte, bra maskinpark og gode systemer. Dette hjelper bedriften å holde kontroll over timer, lønn, HMS, masser og maskiner.
– Vi har gode forutsetninger for å lykkes, men må aldri bli arrogante. Vi må aldri ta noen for gitt.
– Klarer vi å ta jobbene, levere til rett tid med rett kvalitet, tilfredsstille kundene våre og sørge for at telefonen ringer da er vi fornøyd!
