Strenge HMS-krav gjør SmartDok til det perfekte verktøyet!

For Agder Linjerydding og Best På Skog AS har SmartDok vist seg å være et perfekt verktøy for å dokumentere HMS og registrere arbeidstimer.

Noen selskaper nøyer seg med et generelt system som ikke er tilpasset noen spesifikk bransje, men som tilfredsstiller generell bruk. Men ønsker du at verktøyet skal gi selskapet deg verdi og sørge for en bedre og mer effektiv drift, da bør en se etter et mer tilpasset system. Dette har Agder Linjerydding og Best På Skog gjort.

Når god dokumentasjon er essensielt

I 2018 tok begge selskapene i bruk SmartDok, et digitalt system for blant annet timefangst og HMS (RUH, SJA, sjekklister, kvalitetsavvik med mer). Agder Linjerydding har brukt systemet siden 2014.

– SmartDok er så genialt fordi alle kan registrere sin del av informasjonen uansett når i døgnet eller hvor man er, sier Sigmund Lindtveit, daglig leder i Agder Linjerydding.

– For ledere som skal bruke denne informasjonen videre, så er det alltid tilgjengelig for videre fakturering eller rapportering.

Tid er penger og i tillegg til god dokumentasjon er det viktig at dette gjøres effektivt.

– Det er et svært tidsbesparende verktøy for å samle informasjonen en trenger til lønn og prosjekt, forteller han.

Bransjer med strenge krav

Begge selskapene opererer innenfor bransjer som har strenge krav til dokumentasjon.

Informasjonen som blir trukket ut av SmartDok skal i mange tilfeller videre til oppdragsgiver. Sigmund trekker spesielt fram kraftselskapene som har strenge krav til dokumentasjon

– Kraftselskaper har strenge krav til HMS dokumentasjon, da er SmartDok perfekt, sier Sigmund.

– Agder Linjerydding har nå den fjerde langtidskontrakten med Agder Energi Nett. Vårt fokus på HMS og vilje til å ta i bruk innovative løsninger har vært med på å ta oss dit vi er idag, forteller han.

Selskapene har tatt i bruk timeregistrering og HMS-modulen.

– HMS/KS-modulen er godt tilpasset vår bransje, og i den har vi laget skjemaet til RUH og SJA, noe som fungerer veldig bra. Bildefunksjonen er et annet bra redskap som dokumentasjon, poengterer Sigmund.

Best på skog og linjerydding

Best på skog driver med tømmerhogst for AT skog, og er et selskap med 6 nye skogsmaskiner, som blir betjent av veldig dyktige sjåfører både til linjehogst og normal tømmerhogst.

– Det er et stort fokus på å tre-sikre linjenettet mot dårlig kantskog. Vi har gjennomført flere mil med linjehogst fra A til Å, med planlegging, hogst og omsetning av tømmeret, forteller Sigmund.

Agder Linjerydding og Best På Skog jobber ofte sammen.

–  Vi har gjennomført flere prosjekter for Agder Energi hvor Best På Skog har vært UE for Agder Linjerydding. Best på skog har gjennomført grunnerverv og gjennomført den maskinelle delen og Agder Linjerydding har hatt ansvar for sikkerhet og manuelt arbeid, forteller han videre.

Aldri tilbake til papir

Før de tok i bruk SmartDok brukte begge selskapene papirtimelister, og selv om den daglige driften ofte går ut på å rydde skog, så er papir helt uaktuelt som dokumentasjonsform.

– Det er noe vi ALDRI vil tilbake til!

Hvordan var overgangen fra papir til digital?

– Det var veldig enkelt å komme i gang med SmartDok , men det er å anbefale å ta en prat med noen som har brukt det før, for å raskest mulig utnytte flest mulig funksjoner.

Når systemet er implementert i organisasjonen og alle har akseptert at papir og penn ikke er veien å gå, så vil en kjapt finne verdi i bruken av systemet og aldri se seg tilbake.

– Prosjektstyringen er også veldig oversiktlig i SmartDok. Ellers bruker vi det som en intern HMS-håndbok og delvis som et intranett, sier Sigmund til slutt.