Tidligere plottet selskapet inn time for time inn i regnskapssystemet, nå blir alt overført i løpet av sekunder!

Tranby AS gikk fra manuelle timelister til digital timeregistrering i 2018. Ser seg ikke tilbake.

– De største fordelene er at vi til en hver tid har kontroll på antall timer som går på hvert prosjekt, noe som gjør det enklere å fakturere til riktig tid. Dette medfører igjen at det en fakturerer blir korrekt og enkelt å dokumentere i ettertid, dersom det skulle komme spørsmål om fakturaer, sier daglig leder Mathias Tranby i Tranby AS.

– Det sparer også veldig mye tid for oss i administrasjonen, legger han til.

Regnskapsmedarbeider Karine Randers er helt enig med Mathias:

– Overgangen til SmartDok er veldig tidsbesparende for lønns-kjøringen vår. Fra det å skrive inn alle timer og prosjekter manuelt, til å få overført dette fra SmartDok til lønnssystemet er en stor forskjell. I tillegg var systemet enkelt å sette seg inn i.

Mer moderne og fremtidrettet

Tranby AS er et anleggsgartnermester- og landskapsentreprenørfirma med virksomhet primært i det sentrale østlandsområdet med Oslo som kjerneområde. Virksomheten beskjeftiger 25 ansatte som anleggsgartnermestere, anleggsgartnere, steinleggere, murer/flislegger, gartnere, maskinoperatører og ansatte i administrasjonen.

Selskapet har vært familiedrevet siden oppstarten i 1978. På denne tiden ble det skrevet timelister med penn og papir, som etterpå ble ført inn i lønnssystemet to ganger i måneden.

– Da var det en bunke med timelister som måtte gås nøye igjennom med ofte ulesbar løkkeskrift, som førte til mye feil.

Januar 2018 tok tredjegenerasjon over selskapet og oppdaget kjapt at dokumentasjonsarbeidet kunne gjøres enklere.

– Vi forstod allerede etter første lønns-kjøring at her måtte noe gjøres umiddelbart.

– Vi googlet rundt og testet diverse timeføringsystemer og endte til slutt opp med SmartDok, da dette systemet er best tilrettelagt for bygg og anlegg

Korrekt timefangst og lønn 

Selskapet har siden fått svært god kontroll på godkjenning av timer brukt på prosjekt.

-Det er ingen tvil om at lønninger og timeregistrering er mer korrekt nå enn hva det var før. Det er også veldig tidsbesparende å slippe å summere alle timer på hvert prosjekt, forteller Mathias.

– Tidligere plottet vi inn hver eneste time i Huldt og Lillevik, men nå blir det overført på noen sekunder

Massetransport og HMS

Mathias kan også fortelle at massetransport også blitt enklere å fakturere etter overgangen til digitalt system.

– Lastelister fra lastebilsjåføren er veldig kjekt å ha, da det er lettere å fakturere og dokumentere.

Tranby planlegger også å komme igang med HMS/KS-modulen til SmartDok.

– Når vi kommer skikkelig i gang med HMS/KS skjemaer, så vil vi nok spare enda mer tid og penger ute på anlegg.

Ansatte omfavner teknologien

Alle selskap som tar i bruk ny teknologi kan møte en naturlig skepsis i før systemet implementeres. I Tranby AS har de ansatte tatt imot SmartDok på en positiv måte.

– Våre ansatte er fornøyde med å dokumentere via app. De synes også systemet er enkelt å bruke. Vi i administrasjonen det samme.

Ved nyansettelser, må dere drive opplæring?

– Ved nyansettelser gjør vi en rask gjennomgang av hvordan systemet fungerer. Systemet er veldig «idiot-sikkert», så folk tar det veldig raskt, sier han til slutt.

Om Tranby AS

Tranby AS innehar høy kompetanse på alle fagområder. Annleggsgartnermestere, annleggsgartnere, steinleggere, murer/flislegger, gartenere, maskinoperatører.

Selskapet disponerer en velutbygget og velholdt maskinpark med gravemaskiner, hjullastere og spesialutstyr fra 16 tonn og nedover. Selskapet har i dag 5 gravemaskiner, 1 lastebil, 2 teleskoplastere, 2 hjullastere, 1 dumper, 1 minilaster, 1 traktor, 1 vals og 10 biler.

Bedriften er hjemmehørende på Vøyenenga i Bærum kommune. Virksomheten har organisert sin virksomhet innen nyanlegg og vedlikehold av alle typer utomhusareal, idrettsanlegg for offentlig og privat sektor – også private uterom er en del av virket.